Direktorat Layanan Umum

  • Home
  • Direktorat Layanan Umum
Direktorat Layanan Umum fathulhusnan December 21, 2022

https://dlu.ubaya.ac.id
Direktur: Kristoforus Hidayat Abadi, S.Kom., M.M., MTA.
Manajer Perawatan dan Utilitas: Ignatius Samuel Untung, A.Md.
Manajer Keamanan dan Kesehatan Lingkungan: Bendot Kasnadianto, S.Pd.
Manajer Administrasi dan Persediaan: Setyorini Ariwanti, ST.

Direktorat Layanan Umum (DLU) adalah unit kerja penunjang non-akademik yang membidangi Administrasi Layanan Umum dan Persediaan, Perawatan dan Utilitas, serta Keamanan dan Kesehatan Lingkungan. Dalam melaksanakan fungsinya, DLU berpegang dan berpatokan pada peraturan kekaryawan Universitas Surabaya yang ditunjang dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001: 2015 dalam 13 Prosedur Mutu dan 5R. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ditujukan agar terjadi sinergi antara pelaksanaan pekerjaan dengan peningkatan perbaikan kinerja secara kontinyu.

Bidang Administrasi dan Perbekalan, bertanggungjawab terhadap layanan transportasi, penggandaan dan pencetakan dokumen maupun layanan suplies (gudang stock). Bidang Perawatan dan Utilitas bertanggungjawab dalam pengelolaan sarana prasarana bangunan, AC, listrik, soundsystem, air, lift, LCD. Diantara berbagai pekerjaan rutin yang dilakukan, DLU juga mengedepankan upaya-upaya untuk mendukung penghematan energi, menciptakan sarana untuk mendukung lingkungan yang bersih, peningkatan safety system (CCTV, pengelolaan limbah, dan K3), serta optimalisasi penggunaan ruang sesuai dengan fungsinya. Bidang Keamanan dan Kesehatan Lingkungan Kampus, bertanggungjawab dalam pemeliharaan dan penyelenggaraan keamanan lingkungan kampus, pemeliharaan taman, pemanfaatan dan pengelolaan lahan parkir, pengeloaan shuttle bus, dan layanan ekspedisi internal.

Visi
Menjadi unit terdepan yang berorientasi pada layanan prima terhadap pemenuhan kebutuhan Layanan Umum di Ubaya

Misi
Menjalankan peran proaktif dalam memberikan fasilitas layanan prima guna mendukung terciptanya suasana proses belajar serta suasana kerja yang nyaman, aman dan terkendali, baik di dalam lingkungan kampus maupun di sekitar kampus Ubaya

TUJUAN

  1. Tercapainya manajemen mutu layanan prima secara efektif dan efisien guna mempercepat tercapainya tridharma perguruan tinggi
  2. Tercapainya indeks kepuasan pelanggan pengguna jasa terhadap layanan prima Biro Adum

SASARAN MUTU

  1. Ketepatan Waktu Pemenuhan permintaan barang supplies sesuai SPB

  2. Kualitas, Kuantitas, & Ketepatan Waktu Pemenuhan Permintaan penggandaan dan percetakan untuk internal

  3. Surat, paket, dokumen internal dan eksternal dikirim tepat waktu

  4. Ketersediaan mobil dinas beserta pengemudi maupun taksi

  5. Ruang yang dipinjam siap digunakan pada hari yang diharapkan

  6. Respon tepat waktu thd permintaan perbaikan sarana dan prasarana

  7. Perawatan sarana dan prasarana administrasi dan perkuliahan oleh vendor (pihak ketiga) sesuai SPK

  8. Pencatatan penambahan barang-barang inventaris tepat waktu

  9. Terjaganya keamanan & ketertiban kampus terlayani sehingga kegiatan berlangsung aman terkendali

  10. Penerbitan Surat Perintah Kerja (SPK) dan pembayaran tagihan tepat waktu

  11. Respon kecepatan penanganan kejadian bencana

KRITERIA KEBERHASILAN

1. –  Permintaan supplies yang masuk sebelum pukul 12.00 dipenuhi pada hari yang sama

–  Permintaan on line masuk setelah pukul 12.00 akan dipenuhi H+1 (hari selanjutnya)

2. Penggandaan dan pencetakan materi dipenuhi maksimal 7 hari kerja dari jadwal yang dijanjikan setelah seluruh materi lengkap

3. – Surat/Dokumen diterima biro Adum sebelum pukul 10.00 pagi, terkirim/ tersampaikan ke perusahaan ekspedisi pada hari yang sama, setelah pukul 10.00 pagi tersampaikan ke perusahaan ekspedisi pada hari kerja berikutnya dan penyerahannya dikendalikan penyerahannya

– Surat/dokumen terdistribusi di kotak tiap unit sebelum pukul 10.00 setiap hari kerja.

4.    Prosentase kepuasan pelanggan atas layanan dan ketersediaan mobil dinas diatas 90%

5.  – Ruang dan perlengkapannya dalam kondisi siap dipergunakan pada saat hari H

     – Kepuasan pelanggan rata-rata minimal angka 3 pada skala 5

6.   Menjamin waktu respon 2 hari kerja terlaksananya perbaikan

 7. Terpenuhinya semua jadwal dan kondisi perawatan sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kerjasama dengan Pihak Ketiga

8. – Jumlah PO barang inventaris melalui pembelian yang belum terlabel maksimal 10% dari total PO yang diterima setiap bulan

– Pencatatan dan Penempelan Label Barang Inventaris yang tidak melalui pembelian selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah permintaan diterima.

9. – Terbitnya jadwal jaga dan terdistribusikan ke Danru untuk diumumkan kepada seluruh anggota dengan menempelkannya pada posko Tenggilis dan Ngagel maksimal H-4 sebelum pelaksanaan

– Terjaminnya 100 % kegiatan terlaksana dengan aman dan tertib sesuai surat permintaan layanan Pengamanan

– Terjaminnya 100 % keamanan parkir kendaraan di area parkir Kampus di hari kerja

 

10- Apabila nominal SPK < atau = Rp. 5.000.000 (lima juta rupiah) waktu selesai proses pembuatan SPK maksimal 5 (lima) kerja setelah menerima RAB

– apabila nominal SPK > Rp. 5.000.000 (lima juta rupiah) waktu selesai proses pembuatan SPK maksimal 12 (dua belas) hari kerja untuk SPK yang ditandatangani oleh Wakil Rektor II setelah menerima RAB

 

11 – Pengajuan Paspor maksimal selesai 8 hari (hari kerja aktif)

– Permohonan ijin tinggal maksimal selesai 5 hari (hari kerja aktif)

 

12. Berkas permintaan tagihan pihak ketiga disampaikan ke Direktorat Keuangan maksimal 6 hari kerja setelah kelengkapan berkas tagihan diterima

 

13. – Terpenuhinya pelatihan penggunaan APAR / hydrant minimal 2 kali dalam 1 tahun

– Terpenuhinya pelatihan evakuasi minimal 1 kali dalam 1 tahun

– Kejadian bencana tidak terjadi